Notarius Publicus

I detta avsnitt förklarar vi vad en Notarius Publicus. Vilka tjänster erbjuder en Notarius Publicus? Vad fyller de för funktion? Läs mer nedan.

Vad är en Notarius Publicus?

Framförallt innebär ett förordnande kortfattat att en Notarius Publicus hjälper företag och privatpersoner med särskilda tjänster som kräver ett visst förtroende. Främst rör det sig exempelvis om utfärdanden av apostille, vidimeringar, bevittningar av namnteckningar, intyganden av kopior och diverse andra kontroller av handlingar. Huvudsakligen så hjälper en Notarius Publicus med att utfärda en så kallad Apostille-Stämpel. Timothy Prellwitz har från Länsstyrelsen i Stockholm blivit förordnad som Notarius Publicus och har hjälper därmed allmänheten i hela Sverige med tjänster som en Notarius Publicus kan erbjuda. Förordnandet är för kommunerna Solna och Sundbyberg – men är gällande i hela landet.

Vad kan en Notarius Publicus hjälpa med?

  1. Hjälpa att stämpla Apostille på dokument.
  2. Bevittning och intygning av namnteckningar
  3. Fungera som vittne när förseglingar sätts på eller bryts.
  4. Vidimeringar
  5. Kontrollera och intyga att kopior stämmer överens med originalet. T.ex passkopior.
  6. Genom en Apostille intyga att en myndighet eller person är behörig att vidta särskilda åtgärder, har en viss position, kompetens eller liknande.

 

Vanligaste tjänsterna

Apostille

Det är lite olika beroende på vilken tjänst som Notarius Publics ska assistera med. Vanligast är att en Apostille-stämpel ska utfärdas på ett dokument som en privatperson har. Det kan röra sig om att personen ska skapa ett utländskt bankkonto, genomgå en fastighetsförsäljning utomlands eller annat. Det är vid dessa tillfällen vanligt att utländska myndigheter kräver att särskilda dokument stämplas med en Apostille som endast en Notarius Publicus kan förse ett dokument med. Det är också vanligt att dessa aktörer kräver en bestyrk passkopia. För att utfärda en Apostille behöver du inte fysiskt besöka ett kontor, utan dokumenten kan skickas in per brev, stämplas och sedan skickas tillbaks till dig.

Vidimering, intygning och bevittning

Vissa andra tjänster, såsom exempelvis vidimering, intygande av kopior eller bevittning av namnunderskrifter behövs en fysisk närvaro. Detta för att Notarius Publicus verkligen ska kunna intyga att det är den rätta personens om har signerat dokumenten. Därmed så behövs det vid de tillfällena när du behöver få en bestyrkt en kopia, bevittning av en underskrift eller vidimera ett dokument att du är fysiskt närvarande och har med dig en giltig ID-handling. När det kommer till bestyrkning och intyg av firmateckning så behöver även ett registerutdrag från Bolagsverket finnas med. Detta för att Notarius Publicus ska kunna på ett korrekt sätt se vem som är firmatecknare. Du kan läsa mer på Bolagsverket via denna länk.

När behövs dessa tjänster?

Det vanligaste är att privatpersoner vänder sig till en Notarius Publicus för att de har blivit ombedda att göra så i samband med kontakt med utländska aktörer i ärenden med internationell karaktär. Olika aktörer har olika krav på vilken tjänst som de behöver hjälp med. Det är därmed viktigt att du som privatperson tydligt frågar vilken form av intygande som ska utfärdas. T.ex handlar det om en bevittning av namnunderskrift? En vidimering? Eller, det vanligaste, en Apostille?

Vad kan en Notarius Publicus inte göra?

Notarius Publicus har många befogenheter i och med sitt förtroende, men det finns vissa tjänster som de tyvärr inte har möjlighet att hjälpa till med. Vissa uppgifter är det endast svenska myndigheter som kan hjälpa till med. Viktigt här är att känna till att de inte jobbar för den svenska staten, utan innehar endast ett förtroende för att utföra vissa uppgifter med ett statligt förtroende. Det är en viss skillnad på detta. De får ta ut ett arvode för sina tjänster inom ramen av sin egen verksamhet, men är inte anställd av staten. Vi kan förklara det som att de agerar som statens förlängda arm i vissa sammanhang.

Tjänster som kan upplevas som otillbörliga, omoraliska eller på andra sätt förkastliga får inte heller genomföras. Uppdraget innebär att det ska skötas med ett gott omdöme och innebär att de inte får utföra tjänster som är kriminell karaktär eller tjänster som av olika anledningar inte rimligen kan begäras.

Allmän info om Notarius Publicus

Allmänt

Att staten utser en Notarius Publicus har sedan länge varit en tradition i Sverige och ett flertal andra länder. Namnet härstammar från det latinska språket och direktöversättningen är ungefärligen ”Offentlig Notarie” alternativt ”Offentlig Sekreterare”. I Sverige är det länsstyrelsen som väljer och utser vilka personer som ska ta emot förordnandet. Uppdraget som förordnandet innebär är inte helt tydligt, utan kan utläsas från Förordning (1982:327) om Notarius Publicus . Den viktigaste delen som framgår ur detta förordnande är att de genom förordnandet är behöriga att utfärda Apostille i enlighet med Haagkonventionen från den 5 oktober 1961. Detta är framförallt den primära funktionen som Haagkonventionen har.  Ytterligare viktig information som framgår av förordningen är att uppdraget omfattar att förse allmänheten med intygning och kontroll över olika uppgifter som är av särskild karaktär. Sammanfattningsvis kan detta förklaras med att de har en objektiv kontroll- och intygandefunktion på uppdrag av staten.

Länsstyrelsen utser vem som ska förordnas

I varje län finnas åtminstone en person som har ett förordnande. Hur stort området som personen ska ha förordnandet över är upp till Länsstyrelsen, vanligt är att det i varje kommun utses en person. I större kommuner, främst i Stockholmsområdet. Exempelvis Sundbyberg, Storstockholm, Göteborg och Malmö är det vanligt med flera förordnanden. Även fast uppdraget är bestämt till ett visst område eller en viss kommun, så är det ingenting som hindrar personen från att ta sig an uppdrag utanför det angivna området. Det angivna området ska vara det primära området och personen ska alltid vara tillgänglig där, men det är inget hinder från tjänster på andra orter eller på distans. I det område som personen är utsedd att verka inom är de skyldiga att på allmänhetens begäran utfärda s.k. förrättningar på vissa bestämda öppettider. I övriga områden finns inte denna skyldighet.

Det uppdrag som ges ut kan vara antingen tidsbegränsat eller på obestämd tid. En biträdande Notarius Publicus kan även utses, med syftet att träda in i den ordinaries plats när denna är ledig eller av någon annan anledning förhindrad att tjänstgöra. Det kan tillochmed i vissa områden tillförordnas ett flertal biträdande, där det bestäms en viss turordning när de ska fylla den ordinaries plats.

Vem kan bli Notarius Publicus?

Vem som helst kan inte bli det, utan länsstyrelsen ställer relativt långtgående krav. Personen ska:

  1. Avlagt juristexamen
  2. Inneha tillräckliga språkkunskaper
  3. Visa upp intyg på att de inte är försatta i konkurs.
  4. I övrigt vara lämplig för uppdraget

 

Vid vissa särskilda omständigheter har dock Länsstyrelsen rätt att göra undantag från punkt nummer 1. I verkligheten aktualiseras dock detta väldigt sällan.