Snabbsvar: Ett fastställelseintyg är det intyg på kopian av årsredovisningen där en styrelseledamot eller den verkställande direktören bekräftar att årsstämman har fastställt resultaträkningen och balansräkningen, vilket datum det skedde och vad stämman beslutade om vinsten eller förlusten. Kravet finns i 8 kap. 3 § årsredovisningslagen, och Bolagsverket godtar ingen årsredovisning utan ett intyg i original, undertecknat med penna eller med e-legitimation i e-tjänsten. Saknas intyget räknas årsredovisningen som inte inlämnad och företaget riskerar förseningsavgift.
Den här guiden ger dig Bolagsverkets egen mall att skriva av, besked om vem som får skriva under och i vilken ordning datumen måste ligga, vad som gäller för bostadsrättsföreningar, och det som ingen mallsajt tar upp: vad du gör när årsredovisningen med fastställelseintyget ska användas utomlands och behöver vidimering, Apostille eller engelsk översättning.
Vad är ett fastställelseintyg?
När ett aktiebolag skickar in sin årsredovisning till Bolagsverket skickar det inte originalet utan en bestyrkt kopia. På den kopian ska en styrelseledamot eller den verkställande direktören skriva ett intyg om att balansräkningen och resultaträkningen har fastställts på årsstämman, vilken dag det skedde och hur stämman beslutade om bolagets vinst eller förlust. Det är detta intyg som kallas fastställelseintyg. Lagstödet är 8 kap. 3 § årsredovisningslagen.
Bolagsverket beskriver det så här: fastställelseintyget ska vara i original, antingen på papper eller digitalt, medan resten av årsredovisningen är en bestyrkt kopia. Ett protokoll från årsstämman godtas inte i stället för intyget, eftersom det är två olika handlingar.
På engelska kallar Bolagsverket dokumentet financial statements approval. Själva intyget måste dock alltid skrivas på svenska när det skickas till Bolagsverket, mer om det längre ned.
Vad ska ett fastställelseintyg innehålla?
Enligt Bolagsverket ska fastställelseintyget innehålla följande:
- Underskrift i original, med penna på papper eller med e-legitimation i Bolagsverkets e-tjänst för digital inlämning
- Datum för årsstämman
- Datum för underskriften
- Ort
- Att resultaträkningen och balansräkningen har fastställts på årsstämman
- Vad årsstämman beslutade om vinsten eller förlusten
Bolagsverket rekommenderar att intyget placeras på årsredovisningens förstasida, tillsammans med organisationsnummer, företagets namn och räkenskapsår. Myndigheten rekommenderar också att du lägger till ett bestyrkande i intyget, alltså en mening om att kopian stämmer överens med originalet. Då slipper du bestyrka årsredovisningen separat.
Mall för fastställelseintyg
Texten nedan är Bolagsverkets egen mall för ett aktiebolag utan revisor, där årsstämman godkände styrelsens förslag. Fyll i uppgifterna inom hakparentes och lägg till ort, datum, underskrift och namnförtydligande under texten.
Fastställelseintyg
Undertecknad styrelseledamot i [aktiebolagets namn] intygar att resultaträkningen och balansräkningen har fastställts på årsstämman den [dag månad år]. Årsstämman beslutade att godkänna styrelsens förslag till hur [vinsten/förlusten] ska disponeras.
Jag intygar också att innehållet i årsredovisningen stämmer överens med originalet.
Ort och datum: [ort, dag månad år]
Underskrift: ____________________
Namnförtydligande: [namn]
Har bolaget revisor skriver du i stället ”resultaträkningen och balansräkningen i årsredovisningen har fastställts” och avslutar med ”Jag intygar också att innehållet i årsredovisningen och revisionsberättelsen stämmer överens med originalen”. Godkände stämman inte styrelsens förslag skriver du ”Årsstämman beslutade att inte godkänna styrelsens förslag till hur [vinsten/förlusten] ska disponeras. Årsstämman beslutade i stället att [fyll i vad stämman beslutade]”. Skriver den verkställande direktören under byter du ”styrelseledamot” mot ”verkställande direktör”.
Vem ska underteckna fastställelseintyget?
En av följande ska skriva under: den verkställande direktören eller en styrelseledamot. Det räcker med en person. Ersätter en styrelsesuppleant en ordinarie ledamot vid undertecknandet ska det stå att personen skriver under i egenskap av styrelsesuppleant.
Observera skillnaden mot ett vanligt bestyrkande av kopia. En kopia av vilken handling som helst får bestyrkas av vem som helst som har fyllt 18 år och har rättshandlingsförmåga. Fastställelseintyget är däremot knutet till bolagets ledning, eftersom det är ledningen som kan intyga vad stämman beslutade.
Datumen måste ligga i rätt ordning
Bolagsverket godtar inte handlingar där datumen är i fel ordning. Ordningen är alltid denna:
- Räkenskapsåret tar slut.
- Styrelsen och den verkställande direktören skriver under årsredovisningen.
- Revisorn lämnar revisionsberättelsen, om bolaget har revisor.
- Årsstämman fastställer resultaträkningen och balansräkningen.
- Fastställelseintyget skrivs under, samma dag som stämman eller senare.
Datumet för fastställelseintyget är alltså underskriftsdagen, inte stämmodagen, och det får aldrig ligga före stämman. Har ett datum blivit fel av misstag kan det rättas, men har händelserna faktiskt skett i fel ordning måste de göras om.
När ska fastställelseintyget vara inne hos Bolagsverket?
Enligt årsredovisningslagen ska den bestyrkta kopian av årsredovisningen med fastställelseintyget ha kommit in till Bolagsverket inom en månad efter att stämman fastställde balansräkningen och resultaträkningen. Den yttersta gränsen är sju månader efter räkenskapsårets utgång. Har handlingarna inte kommit in då, eller saknar årsredovisningen fastställelseintyg, ska bolaget betala förseningsavgift enligt 8 kap. 5 och 6 §§ årsredovisningslagen. Ett saknat eller felaktigt intyg behandlas alltså som om årsredovisningen inte kommit in alls.
Fastställelseintyg för bostadsrättsförening och ekonomisk förening
Samma regel gäller för ekonomiska föreningar, dit bostadsrättsföreningar hör. Skillnaden är att det är föreningsstämman som fastställer räkenskaperna och att det är en styrelseledamot eller den verkställande direktören i föreningen som skriver under. Mallen blir då: ”Undertecknad styrelseledamot i [föreningens namn] intygar att resultaträkningen och balansräkningen har fastställts på föreningsstämman den [dag månad år]. Föreningsstämman beslutade att godkänna styrelsens förslag till hur [vinsten/förlusten] ska disponeras.”
Fastställelseintyg på engelska
Bolagsverket är tydligt: fastställelseintyget ska skrivas på svenska, direkt på kopian av årsredovisningen. Det följer också av att årsredovisningen enligt 2 kap. 5 § årsredovisningslagen ska avfattas på svenska. Ett intyg på engelska godtas därför inte vid inlämningen.
Behovet av en engelsk version uppstår i stället efteråt, när en utländsk bank, ett moderbolag, en upphandlande myndighet eller en registreringsmyndighet i ett annat land vill se den svenska årsredovisningen. Då är det en översättning av den undertecknade årsredovisningen inklusive fastställelseintyget som efterfrågas, och ofta ska översättningen göras av en auktoriserad översättare. Som stöd för mottagaren kan intyget återges så här på engelska. Texten är en översättning och ersätter inte det svenska originalet.
Financial statements approval
The undersigned member of the board of directors of [company name] certifies that the profit and loss statement and the balance sheet were adopted at the annual general meeting held on [day month year]. The annual general meeting resolved to approve the board’s proposal for the appropriation of the [profit/loss].
I also certify that the contents of the annual report correspond to the original.
Årsredovisningen ska användas utomlands: vidimering och Apostille
Här skiljer sig utlandsärendet från inlämningen till Bolagsverket. Bolagsverket nöjer sig med att en person bestyrker kopian. En utländsk mottagare vill däremot i regel ha en kopia som är vidimerad av en notarius publicus, och i de flesta länder utanför EU dessutom försedd med Apostille, som intygar notariens underskrift och stämpel. Bolagsverket skriver själv att bestyrka och vidimera är samma sak, men att andra mottagare kan ställa högre krav på vem som gör det.
Så ser kedjan ut:
- Färdigställ årsredovisningen med underskrifter, eventuell revisionsberättelse och fastställelseintyg. Det är den handling mottagaren vill se, inte ett utkast.
- Låt vidimera årsredovisningen hos notarius publicus. Vi jämför kopian med originalet, eller med Bolagsverkets registrerade version, och sätter intygsklausul, stämpel och underskrift.
- Är mottagarlandet anslutet till Haagkonventionen sätter vi Apostille på den vidimerade kopian. Är landet inte anslutet krävs i stället legalisering hos Utrikesdepartementet och landets ambassad.
- Kräver mottagaren ett annat språk beställer du en auktoriserad översättning, som kan bestyrkas och apostilleras tillsammans med årsredovisningen.
Hur själva vidimeringen går till och vilka sidor som ska ingå beskriver vi i vår guide till vidimering av årsredovisning. Behöver du även bolagsordning, registreringsbevis eller stämmoprotokoll läser du om bolagshandlingar.
Vanliga fel med fastställelseintyg
- Protokollet skickas in i stället för intyget. Bolagsverket godtar inte stämmoprotokollet som fastställelseintyg.
- Intyget är en kopia. Underskriften måste vara i original, med penna eller e-legitimation. En inskannad underskrift räcker inte på papper.
- Fel datum. Intyget dateras före stämman, eller stämman hålls innan revisionsberättelsen är klar.
- Fel person skriver under. Ekonomichefen, revisorn eller redovisningskonsulten får inte underteckna. Det ska vara en styrelseledamot eller den verkställande direktören.
- Beslutet om vinst eller förlust saknas. Det räcker inte att skriva att räkningarna fastställts. Stämmans beslut om dispositionen ska framgå.
- Intyget skrivs på engelska. Bolagsverket kräver svenska. Engelska versioner är översättningar för utländska mottagare.
Så hjälper Apostille24 dig
Apostille24 är notarius publicus i Stockholm och hjälper företag som ska använda sin årsredovisning utomlands.
- Vidimering av årsredovisningen, 499 kronor per dokument
- Apostille på den vidimerade årsredovisningen, 998 kronor per dokument, normalt klart inom 24 timmar
- Förmedling av auktoriserad översättning till det språk mottagaren kräver
- Rådgivning om landet kräver legalisering via Utrikesdepartementet i stället för Apostille
Du kan beställa digitalt och skicka in handlingarna med posten, eller komma till vår drop-in på Kungsgatan 37 vardagar 09:00 till 16:00. Har företaget återkommande behov läser du om våra lösningar för företagskunder, eller kontakta oss för kostnadsfri rådgivning.
Vanliga frågor om fastställelseintyg
Vad är ett fastställelseintyg?
Ett fastställelseintyg är intyget på kopian av årsredovisningen där en styrelseledamot eller den verkställande direktören bekräftar att årsstämman har fastställt resultaträkningen och balansräkningen, vilket datum det skedde och vad stämman beslutade om vinsten eller förlusten. Kravet finns i 8 kap. 3 § årsredovisningslagen.
Vem kan underteckna fastställelseintyget?
Den verkställande direktören eller en styrelseledamot. Det räcker med en person. En styrelsesuppleant som ersätter en ledamot ska ange att underskriften görs i egenskap av suppleant. Revisor, ekonomichef eller redovisningskonsult får inte skriva under.
Hur ska ett fastställelseintyg se ut?
Bolagsverkets mall lyder: ”Undertecknad styrelseledamot i [aktiebolagets namn] intygar att resultaträkningen och balansräkningen har fastställts på årsstämman den [dag månad år]. Årsstämman beslutade att godkänna styrelsens förslag till hur [vinsten/förlusten] ska disponeras. Jag intygar också att innehållet i årsredovisningen stämmer överens med originalet.” Därunder ort, datum, underskrift i original och namnförtydligande.
Kan fastställelseintyget vara på engelska?
Nej, inte till Bolagsverket. Intyget ska skrivas på svenska direkt på kopian av årsredovisningen. Ska årsredovisningen användas utomlands görs i stället en översättning av den undertecknade handlingen, ofta av en auktoriserad översättare, som sedan kan vidimeras och apostilleras tillsammans med originalet.
Vad händer om fastställelseintyget saknas?
Årsredovisningen räknas då som inte inlämnad. Enligt 8 kap. 5 och 6 §§ årsredovisningslagen ska aktiebolaget betala förseningsavgift om årsredovisningen saknar fastställelseintyg eller inte har kommit in inom sju månader från räkenskapsårets utgång.