Fastighetsaffärer rör stora värden och många parter: säljare/köpare, mäklare, banker, bolagsjurister och ibland utländska motparter. I Sverige hanteras lagfart och inskrivning av Lantmäteriet, men Notarius Publicus behövs ofta för bestyrkanden, fullmakter, kopior, översättningar – och Apostille/legalisering när dokument ska användas utomlands. Här får du en praktisk guide för vanliga scenarier, rätt ordning och snabbaste vägen via Apostille24.
Vanliga tillfällen då du behöver en Notarius Publicus i fastighetsbranschen
Fullmakter i fastighetsaffärer
- När säljare/köpare inte kan närvara.
- Notarius Publicus bevittnar/vidimerar underskrift och behörig firmateckning.
- Vid utlandsärenden: Apostille på fullmakten.
Due diligence & bolagshandlingar vid fastighetstransaktioner
- Bestyrkta kopior av registreringsbevis, bolagsordning, styrelseprotokoll, utdrag ur aktiebok.
- Ofta krävs Apostille/legalisering för cross-border M&A, joint ventures eller finansiering.
Hyres- och förvaltningsdokument (BRF/kommersiellt)
- Bestyrkta kopior av stämmoprotokoll, styrelseintyg, beslutsunderlag.
- Vid bankkontakter/KYC: bestyrkta passkopior för firmatecknare/ombud.
Översättningar
- Auktoriserad översättning av köpekontrakt, förvaltningsavtal eller bolagshandlingar.
- Därefter notariserad/vidimerad översättning och Apostille/legalisering beroende på mottagarland.
Export/import av dokument
- Dokument till Haag-land: Apostille räcker normalt.
- Dokument till land utanför Haag: UD-legalisering + ambassadens bestyrkande.
Kom ihåg: Notarius Publicus skapar inte rättsverkningar som lagfart – vi intygar äkthet (underskrift/stämpel/behörighet). Lagfart/inskrivning görs hos Lantmäteriet.
Så väljer du rätt spår
- Identifiera mottagarland
Är landet anslutet till Haagkonventionen? Då räcker i regel Apostille.
- Kartlägg dokumenttyp
Offentlig handling, notariellt bestyrkt handling, översättning eller bolagshandling.
- Följ ordningen
(Ev.) översättning → notariestyrkande/vidimering → Apostille (Haag) eller UD + ambassad (ej Haag).
- Planera leverans
Digital fil, utlämning på plats eller post/kurir med spårning.
Steg-för-steg med Apostille24
- Ladda upp eller lämna in
Skicka handlingarna via vårt säkra onlineflöde, eller lämna fysiskt.
- Granskning & bestyrkande
Notarius Publicus kontrollerar identitet, underskrift, behörighet och dokumenttyp.
- Apostille eller legalisering
Vi förser dokumentet med Apostille om det ska användas i ett Haag-land. För övriga länder hjälper vi med UD-legalisering och vid behov vidare hantering hos ambassad.
- Leverans
Digitalt, utlämning eller via post/kurir – enligt ert behov och er tidslinje.
Fall för fastighetsbranschen (konkreta exempel)
Fullmakt för försäljning/köp när huvudman är utomlands:
Notariestyrkt fullmakt + Apostille → skickas till motpart/advokat i mottagarlandet.
Förvärv av fastighetsbolag (share deal):
Bestyrkta kopior av registreringsbevis, styrelseprotokoll, intyg om firmateckning. Apostille/legalisering vid internationell motpart eller finansiering.
Projektfinansiering med utländsk bank:
Banken kräver bestyrkta ID-kopior för firmatecknare, notariestyrkta bolagshandlingar och Apostille/legitimering.
BRF och kommersiell förvaltning:
Bestyrk stämmoprotokoll och beslut som krävs av bank/motpart. Vid utlandsrelationer: lägg till Apostille.
Hyresavtal och tillägg:
Vid gränsöverskridande hyresgäster/investerare kan motpart kräva notariestyrkta kopior, översättning och Apostille.
Checklista före beställning
- Mottagarland: Haag eller ej? Här är en lista med medlemsländerna.
- Handling: Original eller bestyrkt kopia – tydlig, komplett, korrekt signerad.
- Behörighet: Rätt firmatecknare/ombud; bifoga underlag (t.ex. registreringsbevis).
- Översättning: Krävs auktoriserad översättning? Ordning: översättning → bestyrkan → Apostille/legalisering.
- Leverans: Digital fil, utlämning på plats eller post/kurir (spårning).
- Tidsplan: Räkna in marginaler om legalisering via UD eller ambassad behövs.
Vanliga misstag (och hur du undviker dem)
- Fel väg för fel land – Apostille beställs trots att landet inte accepterar den.
→ Gör alltid landkontroll först.
- Ovidimerade kopior – när bestyrkt kopia krävs.
→ Säkerställ rätt form innan inskick. - Fel ordning – översättning/bestyrkan/Apostille blandas.
→ Följ processen: översättning → bestyrkan → Apostille/UD → ambassad. - Otillräcklig behörighetskedja – firmatecknare ej styrkt.
→ Bifoga aktuellt registreringsbevis/styrelseprotokoll.
FAQ
Behöver vi både Apostille och legalisering?
Nej. Apostille ersätter normalt legalisering mellan Haag-länder. För övriga länder krävs oftast UD-legitimering och ambassad.
Kan Notarius Publicus bestyrka digitalt signerade dokument?
Ja, om underlaget går att verifiera och uppfyller kraven. Vi vägleder er i val av rätt format och ordning.
Gäller detta även för översättningar av avtal/handlingar?
Ja. Ofta krävs auktoriserad översättning som sedan bestyrks och Apostilleras/legitimeras.
Hur snabbt går det?
Inrikes Apostille går normalt snabbt. Legalisering via UD/ambassad tar längre tid – planera i god tid.
Vad kostar det?
Kostnaden beror på antal dokument, typ (bestyrkan/översättning), samt om ambassad krävs. Begär offert för volymer.
Läs mer om våra förmånliga företagsavtal här: https://apostille24.se/foretagskunder
Så hjälper Apostille24 fastighetsbranschen
- Rådgivning: Vi väljer rätt hantering för dina ändamål (Apostille eller UD/ambassad samt ytterligare nödvändiga tjänster för en säker och juridiskt korrekt dokumenthantering) utifrån land och dokumenttyp.
- Digital hantering: säker uppladdning, status och snabb återkoppling.
- Volymrabatter, bulkhantering och företagsavtal: Avtal för mäklarkedjor, fastighetsbolag, banker och juristbyråer.
- Helhetslösning: Notarisering, vidimering, Apostille, auktoriserad översättning och – när det krävs – ytterligare legalisering via UD/ambassad.
Vill du ha hjälp direkt?
Skicka in dina underlag och beställ direkt via vårt onlineflöde eller kontakta oss för ett anpassat företagsavtal och volymhantering.