Att starta företag utomlands öppnar nya marknader, men det ställer också krav på pappersarbetet. När svenska bolagshandlingar ska användas i ett annat land räcker det sällan att skicka en vanlig kopia. Myndigheter, banker och notarier i mottagarlandet vill ofta se att dokumenten är officiellt bestyrkta, det vill säga försedda med Apostille eller legaliserade på annat sätt.
Den här guiden går igenom vilka dokument du normalt behöver när du startar bolag eller etablerar verksamhet utomlands, varför handlingarna ofta måste legaliseras, och hur processen ser ut steg för steg. Driver ni redan företag och hanterar återkommande ärenden hittar ni mer på vår sida för företagskunder.
Vilka dokument behövs när du startar företag utomlands?
Exakt vilka handlingar som krävs beror på land, bolagsform och bransch, men följande dokument efterfrågas i de flesta etableringar:
- Registreringsbevis från Bolagsverket, som visar att bolaget finns och vem som är firmatecknare.
- Bolagsordning eller stiftelseurkund, som beskriver bolagets ändamål och regler.
- Vidimerad passkopia eller ID-handling för ägare, styrelse och firmatecknare.
- Fullmakt, om någon ska företräda bolaget i registrerings- eller bankärenden på plats.
- Protokoll från bolagsstämma eller styrelsemöte, till exempel beslut om att öppna ett dotterbolag eller en filial.
- Uppgifter om verklig huvudman och eventuella bankreferenser, som ofta krävs för att öppna företagskonto utomlands.
Många av dessa handlingar behöver både legaliseras och översättas innan de godtas i mottagarlandet. Behöver du beställa ett färskt registreringsbevis med Apostille hjälper vi dig med hela kedjan.
Därför behöver bolagsdokumenten Apostille eller legalisering
Ett svenskt dokument är inte automatiskt giltigt i ett annat land. För att en utländsk myndighet ska lita på handlingen behöver den bekräftas av en behörig svensk instans. Hur det går till beror på om mottagarlandet är anslutet till Haagkonventionen eller inte.
Apostille för länder inom Haagkonventionen
Är mottagarlandet anslutet till Haagkonventionen räcker det med en Apostille. Det är ett internationellt intyg som bekräftar att dokumentet och underskriften är äkta, och då accepteras handlingen utan ytterligare steg via ambassad. I Sverige är det enbart en Notarius Publicus som får utfärda en Apostille. Du kan läsa mer i vår guide om Apostille.
Legalisering för länder utanför konventionen
Om mottagarlandet står utanför Haagkonventionen behöver dokumentet i stället gå igenom en längre legaliseringskedja, som kan involvera Utrikesdepartementet och mottagarlandets ambassad eller konsulat. Den processen tar längre tid, så planera i god tid inför etableringen.
Notarisering och vidimering
Innan ett bolagsdokument kan förses med Apostille behöver underskriften ofta bekräftas av en Notarius Publicus. För kopior gäller i stället vidimering, där notarien intygar att kopian överensstämmer med originalet. För identitetshandlingar är en vidimerad passkopia ett vanligt krav vid bolagsregistrering och bankärenden utomlands.
Auktoriserad översättning av bolagshandlingar
De flesta länder kräver att handlingarna är på det officiella språket, eller åtminstone på engelska. En auktoriserad översättning säkerställer att registreringsbevis, bolagsordning och protokoll får juridisk verkan i mottagarlandet. Det är oftast mest effektivt att samordna översättning och legalisering, så att den färdiga handlingen kan användas direkt.
Så går processen till, steg för steg
- Kartlägg kraven. Ta reda på vilka dokument det aktuella landet och bolagsformen kräver, och om landet är anslutet till Haagkonventionen.
- Samla in originalen. Beställ färskt registreringsbevis och ta fram bolagsordning, protokoll och ID-handlingar.
- Notarisera och vidimera. Låt en Notarius Publicus bekräfta underskrifter och kopior.
- Legalisera. Förse handlingarna med Apostille, eller genomför ambassadlegalisering för länder utanför konventionen.
- Översätt. Beställ auktoriserad översättning där det krävs.
- Skicka. Lämna in de färdiga handlingarna till myndighet, bank eller ombud i mottagarlandet.
Så hjälper Apostille24 ditt företag
Apostille24 hanterar hela legaliseringskedjan för företag som etablerar sig utomlands. Vi notariserar, vidimerar, utfärdar Apostille, ordnar ambassadlegalisering och auktoriserad översättning, samlat på ett ställe. Mycket kan skötas digitalt med BankID, och för större volymer erbjuder vi företagsavtal och en egen kontaktperson. Berätta vart handlingarna ska skickas så tar vi fram en kostnadsfri offert.
Läs mer för företagskunder | Beställ registreringsbevis med Apostille
Vanliga frågor
Vilka dokument behövs för att starta företag utomlands?
Oftast krävs registreringsbevis från Bolagsverket, bolagsordning eller stiftelseurkund, vidimerad passkopia för ägare och firmatecknare, fullmakt om ett ombud ska företräda bolaget, samt protokoll från bolagsstämma eller styrelsemöte. Exakt vilka handlingar som krävs beror på land och bolagsform.
Behöver svenska bolagsdokument Apostille för att användas utomlands?
Ja, om mottagarlandet är anslutet till Haagkonventionen räcker det med en Apostille för att dokumentet ska vara giltigt där. För länder utanför konventionen krävs i stället en längre legaliseringskedja som kan involvera Utrikesdepartementet och landets ambassad.
Vem får utfärda Apostille på bolagsdokument i Sverige?
Enbart en Notarius Publicus, som utses av Länsstyrelsen, får utfärda Apostille i Sverige. Notarius Publicus kan även notarisera underskrifter och vidimera kopior, vilket ofta är ett steg innan Apostille utfärdas.
Måste bolagshandlingarna översättas?
De flesta länder kräver att handlingarna är på det officiella språket eller på engelska. En auktoriserad översättning säkerställer att registreringsbevis, bolagsordning och protokoll får juridisk verkan. Det är oftast mest effektivt att samordna översättning och legalisering.
Kan Apostille24 hjälpa företag med flera dokument samtidigt?
Ja. Apostille24 erbjuder företagsavtal, bulkhantering och en egen kontaktperson, och hanterar notarisering, Apostille, legalisering och auktoriserad översättning samlat. Mycket kan skötas digitalt med BankID. Kontakta oss för en kostnadsfri offert.