Många dokument blir ogiltiga utomlands på grund av små misstag vid Apostille och notarisering. Här går vi igenom de vanligaste felen, hur du undviker dem och hur Apostille24 hjälper dig att göra processen korrekt från början.
Varför är det viktigt att göra rätt från början?
Det är viktigt eftersom ett enda formfel kan göra hela dokumentet ogiltigt i mottagarlandet.
Apostille och notarisering handlar om att bekräfta äktheten på en underskrift eller stämpel, inte innehållet i dokumentet – men om något steg utförs felaktigt, vägrar utländska myndigheter att acceptera handlingen.
Vanliga exempel är när företag skickar in utskrifter utan originalsignatur, eller när privatpersoner beställer Apostille på fel typ av kopia. Då måste processen göras om helt – vilket kostar både tid och pengar.
Att förstå grunderna sparar alltså inte bara frustration, utan kan också avgöra om din ansökan, banköppning eller utbildningsansökan går igenom i tid.
Vad är ett “fel” vid Apostille egentligen?
Ett fel vid Apostille uppstår när dokumentet inte uppfyller formkraven för att Länsstyrelsen ska kunna utfärda en giltig Apostille. Det kan vara:
- Att dokumentet inte är underskrivet av rätt person,
- Att det inte är notarisering-förberett,
- Eller att det redan är översatt eller ändrat på ett sätt som gör det ogiltigt som original.
Apostillen är ett internationellt bevis på att en svensk myndighet eller Notarius Publicus verkligen har undertecknat dokumentet. Den kan inte “rätta till” fel i själva handlingen – den bekräftar bara äktheten. Därför måste dokumentet vara korrekt redan innan det skickas in.
De 10 vanligaste misstagen vid Apostille och notarisering
Här går vi igenom de fel som sker oftast, varför de händer och hur du enkelt kan undvika dem.
1. Apostille beställd på fel dokumenttyp
Det här händer när man försöker Apostillera en kopia eller ett digitalt dokument som inte har någon juridiskt giltig underskrift.
Exempel: Du laddar ner ett PDF-utdrag från Bolagsverket, skriver ut det och skickar in direkt. Länsstyrelsen kan inte Apostillera det, eftersom ingen fysisk underskrift finns att verifiera.
Så undviker du felet: Dokumentet måste vara i original** eller notarie-bestyrkt kopia. En Notarius Publicus kan intyga att kopian överensstämmer med originalet – först därefter kan Apostille utfärdas.
2. Underskrift inte bevittnad av Notarius Publicus
Ett dokument som kräver signatur – till exempel en fullmakt – måste vara bevittnat av en notarie innan Apostille.
Det räcker inte att skriva under själv och sedan skicka in. Apostillen verifierar notarien, inte din signatur direkt.
Så undviker du felet: Kontakta Notarius Publicus hos Apostille24 som samordnar processen innan du signerar. Vi hjälper dig att underteckna korrekt under närvaro eller via identifiering.
3. Fel land – Apostille gäller inte överallt
Apostille är bara giltig i länder som har anslutit sig till Haagkonventionen 1961.
Om du skickar dokument till ett land utanför konventionen så behöver dokumentet i stället legaliseras via Utrikesdepartementet och aktuell ambassad.
Så undviker du felet: Kontrollera alltid mottagarlandets status på hcch.net eller kontakta Apostille24 som gör landskontrollen åt dig om du känner dig osäker.
4. Felaktig översättning – eller översättning i fel ordning
En vanlig missuppfattning är att man kan översätta ett dokument efter Apostille. Det går inte.Apostillen gäller bara för den version som Apostillerats – översätter du sedan texten, gäller inte stämpeln längre.
Så undviker du felet: Gör alltid auktoriserad översättning först, sedan Apostille på översättningen.
Om både originalet och översättningen ska användas, behöver båda Apostilleras separat.
Apostille24 är både auktoriserade översättare och Notarius Publicus vilket garanterar att dina dokument hanteras i rätt ordning.
5. Dubbletter eller gamla dokumentversioner
Gamla eller omtryckta versioner av registreringsbevis och intyg gäller inte alltid.
Länsstyrelsen kan vägra Apostille om dokumentet är äldre än sex månader, eller om det inte längre finns kvar i myndighetens register.
Så undviker du felet: Ladda alltid ner nyaste versionen av registreringsbevis eller intyg innan du beställer Apostille. Apostille24 kontrollerar alltid giltigheten mot utfärdande myndighet.
6. Fel bestyrkande – vidimering istället för notarisering
Många tror att “vidimering” av två personer räcker, men det gör det inte.
En vidimerad kopia är inte samma sak som en notarie-bestyrkt kopia. Apostille kräver att dokumentet kommer från en officiellt behörig person (t.ex. Notarius Publicus, myndighet eller domstol).
Så undviker du felet: Om ditt dokument inte kommer direkt från en myndighet, se till att en Notarius Publicus bestyrker det innan du begär Apostille.
7. Felaktig digital version – PDF utan verifierbar signatur
Digitala handlingar måste innehålla en verifierbar e-signatur från myndighet eller certifierad tjänst. Vanliga PDF-utdrag, skärmdumpar eller e-postintyg accepteras inte.
Så undviker du felet: Spara alltid originalfilen med elektroniskt sigill (t.ex. Bolagsverkets e-sigill). Apostille24 kan kontrollera filens autenticitet innan den skrivs ut och notariseras.
8. Apostille beställd innan dokumentet är färdigt
Om dokumentet fortfarande väntar på underskrift, stämpel eller myndighetsbeslut kan det inte Apostilleras. Länsstyrelsen kräver att handlingen är fullständig.
Så undviker du felet: Kontrollera att alla signaturer och stämplar finns innan du beställer. Om dokumentet utfärdas digitalt kan du be om ett “slutligt exemplar” innan processen påbörjas.
9. Apostille på översättarens underskrift – inte själva dokumentet
Ibland Apostilleras översättningen i stället för originaldokumentet – eller tvärtom – vilket kan ge problem.
Om mottagarlandet kräver Apostille på själva översättningen, måste det framgå att översättningen är gjord av en auktoriserad översättare.
Så undviker du felet: Fråga alltid mottagaren om de kräver Apostille på original, översättning eller båda. Apostille24 hjälper dig att välja rätt variant.
10. Otydlig mottagare eller användningssyfte
Om det inte framgår vilket land dokumentet ska användas i kan fel procedur väljas.
Till exempel kan ett företag beställa Apostille när de egentligen borde ha gjort legalisering, eller tvärtom.
Så undviker du felet: Ange alltid mottagarland och syfte vid beställning. Det styr om dokumentet räcker att förses med Apostille eller UD/ambassad (legalisering).
Hur vet jag om mitt dokument är korrekt för Apostille?
Du vet det genom att kontrollera tre kriterier:
- Dokumentet är underskrivet av en myndighet eller Notarius Publicus.
- Det är i originalform (inte en inskannad kopia).
- Det har inte ändrats eller översatts efter signering.
Om något av dessa tre saknas behöver dokumentet förberedas först. Apostille24 granskar alltid varje dokument innan inskick för att säkerställa att det uppfyller samtliga krav.
Hur kontrollerar man om en Apostille är äkta?
Alla svenska Apostiller har ett unikt referensnummer som kan verifieras via Länsstyrelsens register. På Apostillen står:
- Vem som undertecknat
- I vilken roll
- Datum och ort
Du kan alltid be mottagaren att kontrollera numret hos Länsstyrelsen för att bekräfta äktheten. Apostille24:s handlingar levereras alltid med verifieringsinformation.
Gäller samma regler för företag och privatpersoner?
Grunden är densamma, men företagsdokument kräver ofta ytterligare kontroller:
- Firmatecknare måste styrkas via Bolagsverket.
- Aktiebok, bolagsstämmoprotokoll och avtal måste vara korrekt undertecknade.
- Exporthandlingar kräver ibland flera stämplar innan Apostille.
Privatpersoner har enklare krav – t.ex. vid Apostille av betyg, intyg, eller fullmakter. Men samma grundregel gäller: allt måste vara äkta, underskrivet och färdigt.
Checklista – kontrollera detta innan du beställer Apostille
- Är dokumentet i original eller bestyrkt av notarie?
- Är det rätt utfärdare och datum?
- Behöver dokumentet översättas först?
- Vet du vilket land det ska användas i?
- Är alla signaturer och stämplar på plats?
- Har du kontrollerat att landet godtar Apostille (inte legalisering)?
Genom att följa checklistan undviker du 90 % av alla vanliga fel.
Hur hjälper Apostille24 till att undvika misstag?
Apostille24 fungerar som din digitala dokumentpartner genom hela processen:
- Dokumentgranskning: Varje handling kontrolleras för formkrav innan Apostillering.
- Rådgivning: Vi avgör om du behöver notarisering, översättning eller legalisering.
- Notarisering och Apostille: Hela processen hanteras av vår Notarius Publicus.
- Kvalitetssäkring: Alla Apostiller verifieras och registreras innan leverans.
- Digital leverans: Du får skannade dokument direkt och original per post.
Tjänsten passar både företag och privatpersoner som vill vara säkra på att dokumentet godkänns direkt i mottagarlandet.
Hur lång tid tar det att rätta till ett fel?
Det beror på felets typ. Ett felaktigt dokument kan ofta rättas inom 1-2 dagar om det bara kräver ny notarisering. Men om Apostillen redan har utfärdats på fel dokument måste processen göras om från början, vilket tar ytterligare 3-5 dagar.
För brådskande ärenden erbjuder Apostille24 expresshantering med digital granskning samma dag.
Hur länge gäller en Apostille?
En Apostille har ingen formell tidsgräns, men mottagarlandet kan ha regler för hur gamla dokument får vara.
Till exempel kräver vissa banker och myndigheter att registreringsbevis eller intyg inte är äldre än tre månader.
Det betyder att du kan behöva beställa ny Apostille om du använder dokumentet långt senare.
Apostille24 sparar kopior av alla utfärdade Apostiller digitalt, så du enkelt kan beställa en uppdaterad version vid behov.
Vad händer om ett dokument inte går att Apostillera?
I vissa fall kan Länsstyrelsen neka Apostille helt, till exempel om:
- Dokumentet inte är svenskt,
- Utfärdaren inte är behörig,
- Om innehållet strider mot svensk lag.
I dessa fall går processen över till legalisering via UD. Apostille24 kan då bistå med hela ärendet, inklusive kontakt med ambassad.
Exempel: Ett vanligt fel i praktiken
Ett svenskt företag skulle öppna filial i Spanien och behövde Apostillera sitt registreringsbevis. De skickade in en digital utskrift från Bolagsverket – utan notarie-bestyrkande. Länsstyrelsen avslog ansökan.
Efter att Apostille24 granskade dokumentet ordnades notarisering, ny Apostille och digital leverans på 48 timmar.
Ett typiskt exempel på hur korrekt förberedelse sparar både tid och frustration.
Vanliga frågor (FAQ)
Behöver jag notarie om dokumentet redan har myndighetsstämpel?
Inte alltid. Om dokumentet är utfärdat av svensk myndighet med originalstämpel kan det gå direkt till Länsstyrelsen. Apostille24 avgör i varje fall.
Kan jag Apostillera en e-signerad PDF?
Ja, om e-signaturen är verifierbar (t.ex. via Bolagsverkets sigill). Apostille24 kontrollerar äktheten digitalt innan utskrift.
Vad kostar det att rätta ett felaktigt dokument?
Om endast ny notarisering krävs är det en mindre kostnad. En helt ny Apostille räknas dock som nytt ärende.
Gäller Apostille för företag utanför Sverige?
Endast svenska myndigheter kan utfärda Apostille på svenska dokument. Utländska företag med svenska handlingar (t.ex. filialer) kan dock använda tjänsten via Apostille24.
Sammanfattning – gör rätt från början
De flesta fel vid Apostille beror på fel dokumenttyp, fel ordning (översättning/notarie/Apostille) eller att mottagarlandet inte accepterar Apostille. Genom att kontrollera dokumentets utfärdare, datum och syfte undviker du de vanligaste misstagen.
Nyckelpunkter att minnas:
- Apostille gäller endast i Haagländer.
- Dokumentet måste vara i original.
- Översätt först – Apostillera sen.
- Kontrollera landets krav innan beställning.
Apostille24 säkerställer att ditt dokument blir rätt från början – snabbt, digitalt och giltigt världen över.
Behöver du hjälp med Apostille eller notarisering?
Beställ tryggt online:
https://www.apostille24.se/apostille/
Vi kontrollerar, notariserar och Apostillerar dina dokument utan att du behöver lämna ditt hem eller kontor.