Apostille

Du har säkert någon gång hört ordet och att du behöver en, men sällan fått det förklarat för dig vad det egentligen är för någonting. I detta avsnitt förklarar vi vad en Apostille, eller med andra ord en s.k Apostille-stämpel, egentligen är och vad dess funktion är.

5 viktiga saker att veta om Apostille:

  1.  En Apostille är giltig i de länder som har skrivit under Haagkonventionen
  2.  Det är endast en Notarius Publicus som utfärdar Apostille
  3.  När ett dokument bestyrks med en Apostille behöver det inte bestyrkas ytterligare genom att t.ex besöka en ambassad.
  4.  En Apostille kan i många fall stämplas utan att du fysiskt befinner dig hos en Notarius Publicus
  5.  Förenklat sagt är en Apostille en stämpel som intygar äktheten på ett myndighetsdokument.

 

Vad är en Apostille?

Först och främst är en Apostille ett intygande på att ett dokument som utfärdas av en myndighet har signerats och stämplats av behörig person som är anställd av myndigheten. Framförallt är syftet med Apostille-stämpeln förenklat att den ska agera som en försäkran för utländska aktörer (myndigheter, företag osv.) att dokumentet är äkta.

Sammanfattningsvis är stämpelns huvudsakliga funktion därmed att intyga att dokumentet utfärdats av en behörig person som jobbar på myndigheten, och att den har behörighet att skriva under dokumentet. Förenklat sagt – att intyga äktheten på dokumentet för att försäkra att det inte är en förfalskning.

Det är framförallt dokument som utfärdas av myndigheter som förses med en Apostille-stämpel. Det kan dock också vara dokument som har utfärdas av auktoriserade översättare, läkare och andra Notarius Publicus.

Exempel på handlingar som behöver en Apostille:

  • Dokument från statliga myndigheter, såsom Bolagsverket, Skatteverket, Socialstyrelsen och så vidare.
  • Dokument från domstolar. T.ex. intyg att en skilsmässa ägt rum, så kallade skilsmässopapper.
  • Dokument som översätts av auktoriserade översättare från Kammarkollegiet.
  • Utdrag från diverse register. T.ex. belastningsregistret.
  • Diverse betyg eller intyg från skolor. Oftast intyg från universitet och högskolor.
  • Dokument som signerats av en annan Notarius publicus.

För att ett dokument ska kunna förses med en Apostille behöver det:

  • En stämpel i dess original från myndigheten som har utfärdat dokumentet.
  • Att det tydligt framgår från vilken myndighet dokumentet utfärdats från.
  • En namnteckning och ett namnförtydligande av den person som har stämplat dokumentet.
  • Information om vilken tjänst personen som utfärdar dokumentet har vid den berörda myndigheten. T.ex. handläggare, administratör eller liknande.

Dokument som inte utfärdas av myndighet

Hursomhelst är det inte endast myndighetsdokument som kan förses med en stämpel. För dokument som inte uppfyller kraven enligt ovan kan du fortfarande få en Apostille. Däremot krävs det först att en Notarius Publicus först intygar din namnteckning eller behörighet. Detta görs med en separat stämpel. Stämpeln intygar att du är den rätta personen som signerar dokumentet. Stämpeln kommer lyda i stil med ”Härmed intygar jag att person XXX personligen har signerat detta dokument”. Sedan förses dokumentet även med Notarius Publicus sigil. Först efter att detta förfarande skett hos en första Notarius Publicus kan du sedan gå till ytterligare en Notarius Publicus som förser dokumentet med en Apostille. Det den andra Notarius publicus gör är att den med Apostille-stämpeln intygar att din underskrift på dokumentet intygats av en annan Notarius Publicus.

3 saker du måste veta för att kunna få en Apostille-stämpel

  1. Det land där du visar upp dokumentet måste vara medlem i den s.k. Apostillekonventionen.
  2. Dokumenten ska vara i dess original och vara försedd med en stämpel.
  3. Det måste finnas en underskrift från behörig person på myndigheten samt ett namnförtydligande från den personen.

 

Apostille utfärdas av Notarius Publicus

Det är endast en Notarius Publicus som kan förse ett dokument med en Apostille. Anledningen till detta är att en Notarius Publicus har ett särskilt förtroende av staten (genom länsstyrelsen – Läs mer här). Förtroendet innebär att Notarius Publicus hjälper allmänheten genom att med gott omdöme intyga äktheten i utfärdade dokument. Syftet är att det ska finnas ett enkelt och smidigt sätt för privatpersoner att få ett intygande om att utfärdade myndighetsdokument är äkta, vilket ofta är ett krav från andra länder vid internationella kontakter.

Haag-konventionen

En Apostille-stämpel får sin giltighet och betydelse genom en internationell överenskommelse mellan ett antal länder. Överenskommelsen heter Haag-konventionen har totalt 118 medlemsländer. Det här visar på att det är en väldigt omfattande konvention och stämpeln har en viktig funktion i internationella förbindelser, inte minst vid fastighetsköp, uppstart av bankkonton och liknande administrativa tjänster. Ni kan hitta en förteckning av alla medlemsländer på Haag-konferensen egna hemsida.

Konventionen innebär att när ett dokument försetts med en Apostille så behöver dokumentet inte intygas av en myndighet, ambassad eller annan statlig institution.  En Notarius Publicus kan jämföras med en förlängd funktion av myndigheternas befogenhet, där äktheten av ett myndighetsdokument intygas, utan att staten behöver blandas in. Ur ett praktiskt hänseende är detta mycket effektivt varav det fyller en viktig funktion. Om alla dokument som ska få sin äkthet bestyrkt behöver gå via myndigheter eller liknande hade väntetiderna varit mycket långa.

Kan en Notarius Publicus utfärda Apostille?

Ja. Viktigt att känna till är att den enda personen som kan göra detta är en Notarius Publicus i och med det förordnande de fått från Länsstyrelsen. Men hur fungerar det egentligen? Sammanfattningsvis är en Apostille ett slags intygande för dokumentation som, vanligtvis, ska visas upp för utländska aktörer. Till exempel för en bank, fastighetsmäklare, utländsk myndighet osv. Apostille-stämpeln intygar att dokumentet är officiellt bestyrkt av en förtroendevald person från den svenska staten. Det vill säga att förtroendet för att dokumentet de facto är äkta är förstärkt. Med andra ord innebär det att dokumentet därmed inte behöver intygas av t.ex en svensk ambassad eller konsulat, utan det räcker med Notarius Publicus intygande.